ТЗ на подбор персонала: что написать в заявке агентству

«Нужно найти десять хороших сотрудников как можно быстрее» звучит как задача, но агентству придётся почти всё уточнять. Какая работа? Какой график и доход? Кого считать подходящим? Когда заявка будет закрыта?

Техническое задание на подбор персонала должно отвечать на эти вопросы до начала поиска. Тогда агентства смогут оценить одну и ту же задачу, а заказчик сможет сравнить их предложения.

Здесь рассматриваем подбор в штат заказчика: агентство ищет кандидатов, заказчик принимает решение и становится работодателем. Образец предназначен для коммерческого выбора подрядчика. Для закупки по 44-ФЗ или 223-ФЗ нужна отдельная подготовка документов; ТЗ также не заменяет договор.

Сначала определите, за что платите

Закрытой заявкой можно считать фактический выход принятого кандидата. Но встречаются и другие условия: например, оплата за представление кандидатов или за отдельный этап поиска. Запишите нужное событие прямо. Иначе агентства предложат разные услуги, а различаться на первый взгляд будет только цена.

Если нужны работники, которые останутся в штате агентства, это другая задача. В сравнении подбора, аутстаффинга и аутсорсинга разобрано, как отличаются роли сторон.

Что написать в заявке на подбор

Возьмём условный пример: нужно нанять десять комплектовщиков на одну площадку. В таблице есть готовые формулировки и поля, которые заказчик должен заполнить под свою вакансию.

Раздел ТЗ	Что указать
Задача	Подобрать 10 комплектовщиков в штат заказчика
Закрытие заявки	Фактический выход кандидата, принятого заказчиком
Место работы	Точный адрес площадки, доступные маршруты и условия доставки
Обязанности	Комплектация по заданиям, проверка количества, передача заказа на упаковку
Обязательные навыки	Чтение задания и проверка маркировки; способ проверки: одинаковое практическое задание
Желательный опыт	Работа со складской системой; отсутствие опыта само по себе не служит причиной отказа
Условия	Сумма и порядок оплаты, график, оформление, транспорт и нагрузка
План выходов	4 человека к первой согласованной дате, ещё 6 ко второй; даты вписать до начала поиска
Отчётность	Еженедельный отчёт по этапам подбора, причинам задержек и действиям на следующую неделю
Ответ со стороны заказчика	Имя ответственного и согласованный срок решения по кандидату

Это пример структуры, а не действующая вакансия. Перед отправкой замените условные поля. Доход и график нельзя оставлять «на потом»: кандидат может подходить по навыкам и отказаться, когда узнает условия.

Как описать требования без «нашего человека»

У каждого обязательного требования должен быть способ проверки. «Внимательный» можно уточнить: замечает расхождение между заданием и маркировкой. «Самостоятельный» слишком широко; для конкретной работы может быть важнее, что человек умеет уточнить непонятное задание и следует инструкции.

Отдельно перечислите то, чему можно научить после выхода. Если опыт со складской системой желателен, агентство не должно отсеивать всех, кто раньше с ней не работал.

Ограничения, не связанные с деловыми качествами, в профиль включать не следует. Спорные требования проверьте по применимому законодательству и задачам должности. Готовый образец не обосновывает любые фильтры отбора.

До старта попросите агентство оценить профиль: какое условие сильнее всего сужает круг кандидатов, чему можно обучить и насколько условия соответствуют работе. Обсудить это заранее проще, чем менять требования после двух недель поиска.

Кто и когда принимает решения

Агентство не может управлять сроком, в течение которого руководитель рассматривает резюме. Поэтому в ТЗ нужны обязанности обеих сторон.

Опишите порядок работы: согласование профиля, представление кандидата, проверка навыков, интервью, обратная связь и решение о выходе. Для интервью задайте доступные интервалы, для ответа по кандидату конкретный срок и канал связи. В карточке кандидата оставьте сведения, нужные для решения; порядок обработки персональных данных согласуйте отдельно.

У срока подбора должна быть точка отсчёта: например, дата получения полной заявки или утверждения профиля. Паузы со стороны заказчика фиксируйте. Если во время поиска изменились график, доход или обязанности, обновите заявку и отправьте одну версию всем участникам.

Какой отчёт запрашивать у агентства

Запись «50 кандидатов в работе» не показывает, что происходит с поиском. Нужны этапы: рассмотрены, прошли первичную проверку, представлены заказчику, приглашены на интервью, получили предложение, приняли его, вышли.

Согласуйте определения по воронке подбора. Рядом с числами укажите причины отказов и сколько времени люди ждут следующего решения. Десять кандидатов, ожидающих ответа руководителя, и отсутствие подходящих откликов требуют разных действий.

Количество отправленных резюме само по себе не подтверждает результат. Оно может говорить и об активном поиске, и о том, что агентство плохо проверяет кандидатов. Отчёт должен помогать понять, что мешает получить согласованный результат услуги, будь то представление кандидатов или их выходы.

Цена и условия замены

Попросите агентство раскрыть схему оплаты: фиксированная сумма, процент от дохода или цена этапа. Если указан процент, уточните базу расчёта. Затем перечислите включённые услуги, налоги, дополнительные расходы и момент выставления счёта.

Для замены кандидата согласуйте срок, основания, исключения, число замен и действия сторон. Отдельно разберите ситуацию, когда заказчик меняет должность или условия после выхода. Обещание замены не означает, что человек гарантированно останется работать бессрочно.

Сравнивать цены стоит после этих уточнений. Для этого можно использовать матрицу оценки подрядчиков.

Перед отправкой дайте ТЗ коллеге, который не участвовал в обсуждении. Из документа он должен понять, кого ищут, на каких условиях, какой результат принимают и за что платят. Если ответ остался только в переписке или в устной договорённости, перенесите его в задание.

Структура и пример подготовлены редакцией StaffTender. Сроки, цены и юридические условия конкретной закупки в образце не установлены.