Воронка подбора персонала: как посчитать конверсию и спланировать найм

Из 400 откликнувшихся на работу вышли 36 человек. Через 30 дней после выхода остались 27. Между этими числами есть несколько этапов: первый разговор, интервью, предложение, выход на работу. Воронка подбора показывает, сколько людей прошло каждый из них и где стоит искать причину потерь.

Разберём эту ситуацию на условном примере складских вакансий. По нему можно собрать свою таблицу, посчитать конверсию и оценить, сколько откликов потребуется для следующего набора. Числа в статье учебные, а не средние по рынку.

Какие этапы включить в воронку

Записывайте события, которые можно подтвердить. «Почти договорились» ничего не говорит о результате. «Принял предложение» и «вышел на работу» говорят, но означают разные вещи.

В нашем примере все кандидаты уже завершили отбор. Повторные отклики одного человека на ту же вакансию посчитаны один раз. Если отслеживаете сразу несколько вакансий, заранее решите, как учитывать переходы кандидатов между ними.

Этап	Человек	Доля от предыдущего этапа
Откликнулись	400	Начало воронки
Состоялся разговор	280	70%
Подошли базовые условия	140	50%
Прошли интервью	100	71,4%
Получили предложение	60	60%
Приняли предложение	48	80%
Вышли на работу	36	75%
Остались через 30 дней	27	75%

Если объединить принятые предложения с выходами, из отчёта исчезнут 12 невыходов. Если остановиться на выходах, не будет видно ещё девяти человек, ушедших в первый месяц.

Скачать эту воронку в CSV. Файл открывается в Excel и Google Sheets.

Как рассчитать конверсию

Разделите число прошедших этап на число вошедших в него и умножьте на 100%. Например, из 400 откликнувшихся удалось поговорить с 280:

280 / 400 × 100% = 70%.

Чтобы получить общую конверсию в выход, делите число вышедших на все отклики: 36 / 400 × 100% = 9%. До работы в течение 30 дней дошли 27 человек, поэтому конверсия в этот результат составляет 6,75%.

В обоих расчётах нужна одна и та же группа кандидатов. Можно взять людей, откликнувшихся с 1 по 14 сентября, и проследить их дальнейший путь. Делить октябрьские выходы на октябрьские отклики рискованно: часть вышедших могла прийти ещё в сентябре.

Для учёта достаточно идентификатора кандидата, вакансии, источника, дат этапов, текущего статуса и причины отказа. Если человек ещё ждёт интервью, оставьте его в работе. Отсутствие результата на дату отчёта не равно отказу. В сводную таблицу для руководителя не нужно переносить телефоны и другие лишние персональные данные.

Где искать потери

В таблице самая низкая конверсия, 50%, приходится на согласование базовых условий. Это ещё не повод требовать от рекрутера «лучше продавать вакансию». Сначала нужно выяснить, почему разговор закончился отказом.

Если людям не подходит график, проверьте, указан ли он в объявлении. Если не устраивает доход, совпадает ли сумма в вакансии с той, которую называют по телефону. Если далеко ехать, видел ли кандидат адрес до отклика. Формулировка «не заинтересован» скрывает эти различия.

Другие этапы требуют других проверок:

Где теряются кандидаты	Что посмотреть
Не удаётся связаться	Когда звонят, сколько времени прошло после отклика, была ли повторная попытка, нет ли дублей
Не приходят на интервью	Сколько ждут встречи, понятны ли адрес и маршрут, можно ли перенести время
Принимают предложение, но не выходят	Подтвердили ли дату, сохранилась ли связь, готов ли кто-то встретить человека
Уходят в первый месяц	Совпала ли работа с обещаниями, понятна ли оплата, есть ли помощь наставника

Отказы компании и отказы кандидатов отмечайте отдельно. Отбор по обязательному навыку и потеря подходящего человека из-за недельного ожидания интервью требуют разных решений.

После проверки выберите одно изменение: например, сократите ожидание встречи. Сравните результат на похожих вакансиях с теми же условиями и источниками. Если одновременно поменять оплату, рекламу и порядок интервью, будет трудно понять, что повлияло на выходы.

Сколько откликов нужно для плана найма

Допустим, задача следующего набора: 45 сотрудников должны остаться в команде через 30 дней. При конверсии 6,75% расчёт будет таким:

45 / 0,0675 = 666,7. Округляем вверх: 667 откликов.

Конверсия может измениться, поэтому полезно сразу оценить несколько вариантов.

Конверсия в сотрудника, оставшегося на 30-й день	Отклики для 45 человек
5%	900
6,75%	667
8%	563

Это план при заданных условиях, а не гарантия найма. Проверьте, успеют ли рекрутеры обработать такой поток и есть ли у руководителей время на интервью. Если команда может разобрать только 400 откликов, покупка ещё 500 сама по себе не решит задачу.

На маленькой выборке проценты особенно неустойчивы. При десяти предложениях один дополнительный выход меняет конверсию на десять процентных пунктов. Поэтому рядом с процентом всегда оставляйте число людей и сравнивайте похожие должности, регионы и условия.

Что делать с готовой таблицей

Посмотрите на этап с понятной и устранимой причиной потерь. Назначьте ответственного за изменение и дату, когда вернётесь к результатам. Так у рекрутера появится конкретная задача вместо общего требования повысить конверсию.

Затем добавьте расходы по источникам. Дешёвые отклики могут давать дорогие выходы; это видно в расчёте стоимости найма. Если люди выходят, но быстро уходят, разберите первую смену и адаптацию. А для ежедневной работы объекта понадобится ещё и расчёт численности на смену: нанятый сотрудник не присутствует на каждой смене.

Определения этапов и конверсии сверены с материалом Яндекс Практикума. Расчёты и таблицы подготовлены редакцией StaffTender.