Стоимость найма сотрудника: что учитывать и как рассчитать

На подбор потратили 180 000 рублей. На работу вышли 12 человек, а через месяц осталось девять. Сколько стоил найм одного сотрудника: 15 000 или 20 000 рублей?

Оба ответа верны. Первый показывает стоимость выхода, второй учитывает тех, кто остался через 30 дней. Проблемы начинаются, когда показатели называют одинаково и сравнивают без пояснений.

Ниже разберём состав расходов и расчёт на условных суммах. Это способ вести управленческий учёт подбора, а не бухгалтерский стандарт или оценка средней стоимости найма в России.

Формула стоимости найма

Стоимость одного выхода = затраты на подбор / число людей, вышедших на работу.

В знаменателе должно стоять именно то событие, которое вы оцениваете. Если считать принятые предложения, получится стоимость принятого предложения. Если считать людей, оставшихся через 30 дней, получится стоимость сотрудника с таким сроком работы.

Выберите и период расчёта. Для месячного бюджета удобно делить расходы месяца на выходы того же месяца. Но часть этих выходов подготовлена работой и расходами предыдущего периода, поэтому показатель может заметно колебаться.

Для сравнения каналов лучше проследить конкретный набор: какие расходы понесли, сколько людей привели и сколько из них осталось. Итог придётся подождать, зато он будет относиться к одной группе.

Какие расходы учитывать

Начните с денег, которые легко найти в счетах: публикация и продвижение вакансий, база резюме, услуги агентства, тесты и выплаты за рекомендации. Затем добавьте время сотрудников, занятых подбором, и долю стоимости рабочих инструментов.

Расход	Как отнести к подбору
Размещение вакансий и доступ к резюме	Распределить пакет между вакансиями по принятому в компании правилу
Кадровое агентство и оценочные сервисы	Проверить состав цены: тесты могут уже входить в вознаграждение агентства
Работа рекрутера	Умножить часы на рассчитанную стоимость часа
Интервью и проверка заданий руководителем	Учесть время, потраченное на этот набор
Система подбора	Взять долю тарифа за нужный период
Рекомендации сотрудников	Отнести выплату к набору, за который её начислили

Не прибавляйте к стоимости часов рекрутера ещё и его полную зарплату: это двойной учёт. Годовую подписку на сервис тоже нельзя целиком записать в расходы одного месяца, а следующий месяц считать бесплатным.

Для каждой суммы сохраните источник, период и способ распределения. Отдельно отметьте, включены ли налоги. Предложения с НДС и без него нужно привести к сопоставимой базе с учётом режима вашей организации.

Адаптацию в этом расчёте будем учитывать отдельно. Если решите включить её, назовите показатель, например, стоимостью подбора и адаптации и сохраняйте этот состав расходов дальше. Потери от незакрытой вакансии лучше вынести в отдельную оценку: они зависят от допущений и не равны уже оплаченным счетам.

Пример: 180 000 рублей на один набор

Предположим, набор завершён и все расходы известны.

Статья	Сумма, ₽
Объявления и продвижение	72 000
Доступ к базе резюме	18 000
Работа рекрутера: 80 часов × 750 ₽	60 000
Интервью руководителей: 20 часов × 1 200 ₽	24 000
Доля стоимости инструментов	6 000
Всего	180 000

Стоимость часа здесь условная. Для своего расчёта определите, какие расходы на сотрудника входят в часовую ставку; деление зарплаты на часы не всегда даёт нужную величину.

При 12 выходах один обходится в 180 000 / 12 = 15 000 ₽. Через 30 дней осталось девять человек: 180 000 / 9 = 20 000 ₽ на каждого оставшегося.

Дополнительных расходов во второй формуле нет. Та же сумма делится на меньшее число людей. Причину уходов нужно искать отдельно: в условиях работы, отборе или адаптации новичков.

Почему дешёвый отклик может обойтись дороже

Возьмём другой пример и сравним только прямые расходы на два канала, без распределения времени команды.

Канал	Расходы	Отклики	Выходы	Остались через 30 дней
А	40 000 ₽	200	8	4
Б	36 000 ₽	90	6	5

Отклик из канала А стоит 200 рублей, а из канала Б стоит 400 рублей. По этому показателю А выглядит выгоднее. Но сотрудник, оставшийся через месяц, обходится в А в 10 000 рублей, а в Б в 7 200 рублей.

Прежде чем переносить бюджет в Б, проверьте две вещи. Во-первых, сравниваются ли одинаковые вакансии и условия. Во-вторых, прошли ли 30 дней после выхода всех участников обеих групп. Если часть людей ещё не отработала этот срок, результат пока неизвестен.

Есть и ограничение по объёму. Канал может давать несколько подходящих кандидатов по хорошей цене, но это не означает, что удвоение бюджета принесёт вдвое больше выходов.

На чём можно сэкономить

Посмотрите, где уже оплаченная работа пропадает. Отклики куплены, но рекрутер не успевает ответить. Интервью проведены, но кандидаты только на них узнают неудобный график. Человек вышел, но получил другую работу, чем ему обещали.

В первом случае стоит разобраться с обработкой откликов, во втором раньше сообщать условия, в третьем исправить расхождение между вакансией и работой на месте. Воронка подбора поможет увидеть, сколько людей теряется на каждом этапе.

Убирать интервью только ради экономии часов рискованно: нужно проверить, что стало с выходами, качеством отбора и удержанием. У низкой цены агентства тоже может быть обратная сторона: больше времени на неподходящие резюме и повторный поиск. Эти расходы стоит учесть в сравнении подрядчиков.

В месячном отчёте покажите сумму расходов, их состав, число выходов и результат через выбранный срок. Укажите, для скольких сотрудников этот срок наблюдения уже завершён. Если изменили методику, подпишите это. Например, после добавления времени руководителей стоимость вырастет даже при прежнем качестве работы рекрутеров.

Все суммы и расчёты в статье подготовлены редакцией StaffTender. Термины этапов подбора сверены с материалом Яндекс Практикума.